Privacyverklaring
Versie 3 · geldig vanaf 12 november 2026
1. In het kort
We gebruiken je gegevens om je te helpen met je WBSO-aanvraag en om te zien welke delen van deze website werken. We verkopen niets door. Google Analytics, advertentiemeting en advertenties op basis van je bezoek gebruiken we alleen als je daar in de cookiemelding ja op zegt. Zonder cookies meten we wel hoe bezoekers de site gebruiken, zonder te weten wie je bent. De WBSO-check kun je doen zonder je naam of e-mailadres te geven. Heb je een vraag over je gegevens, mail dan naar info@desubsidieclub.nl.
2. Wie we zijn
De Subsidie Club is een vennootschap onder firma van Lucas Karregat en Wesley Zwarthoed. Wij bepalen wat er met je gegevens gebeurt en zijn daarvoor verantwoordelijk. In de privacywet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke.
- De Subsidie Club V.O.F.
- Insulindeweg 10, 1462 MJ Middenbeemster
- KvK 93793790
- info@desubsidieclub.nl
- +31 85 115 0051
Wesley is het aanspreekpunt voor alles wat met privacy te maken heeft. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben we niet, omdat dat voor een bedrijf als het onze niet verplicht is.
Eén uitzondering: als we voor een klant de bsn’s van zijn medewerkers bij de RVO melden, werken we in opdracht van die klant. Dan is de klant daarvoor verantwoordelijk. Zie "Je werkt bij een van onze klanten".
3. Welke gegevens we gebruiken en waarom
Per situatie lees je welke gegevens we krijgen, wat we ermee doen, op welke grond uit de privacywet (AVG) dat mag en hoe lang we ze bewaren.
Je bezoekt onze website. Onze website draait bij Hostnet, op het platform WP Cloud van Automattic. De server houdt bij welk IP-adres welke pagina opvraagt, wanneer dat gebeurt en met welke browser. Dat is nodig om de site veilig en bereikbaar te houden en misbruik op tijd te zien. We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website. De hostingpartij bewaart deze logbestanden 30 dagen. Daarnaast meten we zonder cookies hoe bezoekers de site gebruiken. Bij je eerste pagina geeft je browser je bezoek een willekeurig nummer. Dat nummer blijft alleen in dat tabblad en verdwijnt als je het sluit. Zo zien we per bezoek welke pagina’s je bekijkt en waar je op klikt. Ook zien we hoe ver je scrolt, hoe lang je ergens blijft en bij welke vraag van de WBSO-check je stopt. We slaan alleen de datum op en het aantal seconden sinds het begin van je bezoek. Je IP-adres, je browser en de klikcode van een advertentie slaan we niet op. Wel of je via een advertentie, een zoekmachine of een andere site kwam, en of je een telefoon of een computer gebruikt. We koppelen deze gegevens nooit aan je naam of aan een afspraak of mail. We gebruiken ze ook nooit om jou anders te behandelen. Ze dienen alleen om de site en onze advertenties te verbeteren. Niets hiervan gaat naar Google of andere partijen. Losse bezoeken wissen we na 90 dagen; daarna houden we alleen totalen per dag. Omdat deze meting weinig gevolgen heeft voor je privacy, vragen we er geen toestemming voor. We doen het op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een site die goed werkt. Om misbruik van de tellers te voorkomen, zetten we je IP-adres om in een onleesbare code, op grond van ons gerechtvaardigd belang. Die code bewaren we hooguit een dag; je IP-adres zelf slaan we niet op.
Statistieken en advertenties, alleen met je toestemming. Met Google Analytics zien we welke pagina’s worden bekeken, waar bezoekers vandaan komen en bij welke vraag van de WBSO-check mensen afhaken. Google Analytics ziet daarbij ook in welke plaats je ongeveer bent, afgeleid van je IP-adres, en gegevens over je apparaat, zoals het type, merk en model, het besturingssysteem, de browser en de schermgrootte. Met de conversiemeting van Google Ads zien we of iemand die op onze advertentie klikte, daarna de check afrondde of een kwartiertje kennismaken plande. Daarvoor bewaart Google de klikcode van je advertentieklik (gclid) in een cookie. Ook onthoudt Google dat je onze site bezocht. Zo kunnen we je daarna in Google en op andere sites advertenties van De Subsidie Club laten zien. Dat heet remarketing. Google zet je daarvoor op een lijst met bezoekers van onze site. Wij zien niet wie er op die lijst staat, alleen hoe groot hij is. We geven Google geen namen of e-mailadressen. Je staat op de lijst tot 90 dagen na je laatste bezoek. Voor de meting van advertentieklikken en voor advertenties op basis van je bezoek is Google zelf verantwoordelijk; daarvoor geldt ook het privacybeleid van Google. Voor Google Analytics werkt Google in onze opdracht.
Dit alles gebeurt alleen als je in de cookiemelding toestemming geeft. Weiger je, dan plaatsen we geen statistiek- of advertentiecookies en sturen we geen meetgegevens naar Google. Wel laadt je browser de code van Google Tag Manager, die onze cookiekeuzes uitvoert. Google ziet daarbij je IP-adres, maar Tag Manager plaatst zelf geen cookies. De cookiemelding zelf komt van Cookiebot; die onthoudt je keuze en bewaart als bewijs dat je toestemming gaf. Je kunt je keuze altijd veranderen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Google Analytics slaat geen IP-adressen van Europese bezoekers op, en we bewaren de statistieken 14 maanden. Wil je geen advertenties meer van ons zien op basis van je bezoek, trek dan je toestemming in via "Cookie-instellingen". Bij Google kun je gepersonaliseerde advertenties ook uitzetten via Mijn Advertentiecentrum (myadcenter.google.com).
Je doet de WBSO-check. Je antwoorden blijven in je eigen browser en gaan niet naar ons, tenzij je vanuit de check een kwartiertje kennismaken plant. Dan gaan je antwoorden mee, zoals hieronder staat. De browser onthoudt je antwoorden zolang je tabblad openstaat, zodat de pagina bij verversen niet opnieuw begint. Daarna verdwijnen ze vanzelf. Kwam je via een advertentie, dan onthoudt je browser in dat tabblad alleen dát, niet de klikcode zelf. Heb je toestemming gegeven voor statistieken, dan ziet Google Analytics welke vragen worden beantwoord en welke uitslag eruit komt, zonder je naam of e-mailadres. De check rekent je uitslag automatisch uit. Dat is een indicatie en geen beslissing: aan de uitslag zitten geen gevolgen vast, en Lucas of Wesley kijkt altijd zelf naar je situatie voordat er een aanvraag komt.
Je plant een kwartiertje kennismaken. De agenda op onze site komt van Cal.com. Op pagina’s met de agenda haalt je browser de software van Cal.com alvast op, zodat de agenda snel laadt. Daarbij ziet Cal.com je IP-adres en browsergegevens, en zet Cloudflare, dat de diensten van Cal.com beveiligt, een cookie om bots te herkennen. De agenda zelf start zodra je in de buurt ervan komt. Plan je een afspraak, dan geef je je naam, je e-mailadres en eventueel een opmerking. Kom je vanuit de WBSO-check, dan geven we je antwoorden mee, zodat we het gesprek kunnen voorbereiden. Kwam je via een link met campagnegegevens (zoals utm_source of de klik-ID van Google Ads) en heb je toestemming gegeven voor marketingcookies, dan gaan die mee, zodat we zien via welke campagne je kwam. We gebruiken dit om de afspraak te maken en voor te bereiden, omdat je daarom vraagt. Word je geen klant, dan verwijderen we de afspraakgegevens zes maanden na het gesprek.
Je mailt of belt ons. Dan gebruiken we je naam, je contactgegevens en wat je ons vertelt om je vraag te beantwoorden. Onze mail loopt via Google Workspace. Telefoongesprekken nemen we niet op. We bewaren de correspondentie tot twee jaar na het laatste contact, zodat we bij een volgende vraag weten wat er speelde. Word je klant, dan gaat de correspondentie mee in je klantdossier.
Je wordt klant. Voor je WBSO-aanvraag hebben we gegevens nodig over je bedrijf, je contactpersonen en je ontwikkelwerk: naam, functie en contactgegevens, je KvK-nummer en factuuradres, projectbeschrijvingen en de geschatte en gewerkte S&O-uren. Zonder deze gegevens kunnen we geen aanvraag voor je doen. Ben je zelfstandige, dan staat je bsn op je S&O-verklaring. Die verklaring bewaren we in je klantdossier, omdat we haar nodig hebben voor de mededeling, een bezwaar of een controle. Je bsn gebruiken we verder nergens voor. Om namens jou te kunnen indienen, geef je ons een ketenmachtiging via eHerkenning. De overeenkomst onderteken je elektronisch, via een dienst voor elektronisch ondertekenen. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te schrijven en in te dienen, het contact met de RVO te voeren en je te factureren. Ben je zelf onze klant als zelfstandige, dan doen we dit omdat het nodig is voor onze overeenkomst met jou. Ben je contactpersoon van een bedrijf dat klant is, dan doen we het op grond van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met dat bedrijf uit te voeren. Onze facturen en administratie bewaren we omdat de wet ons dat zeven jaar verplicht. Je klantdossier bewaren we tot zeven jaar na het laatste jaar waarvoor we een aanvraag voor je deden. De Belastingdienst kan tot vijf jaar na afloop van een jaar corrigeren, en daarna kan een bezwaar of controle nog lopen. Dan willen we je kunnen helpen. Als klant krijg je van ons nieuws over de WBSO en andere regelingen die voor jou van belang kunnen zijn. Dat hoort bij onze dienst, en we sturen het zolang je klant bent. Wil je het niet meer, dan meld je je af via de link in elke mail; dan stoppen we meteen.
Je werkt bij een van onze klanten. Deze alinea is voor S&O-medewerkers van onze klanten, ook als je er inmiddels niet meer werkt. Je werkgever stuurt hem naar je door, met een link naar deze hele verklaring. Voor een WBSO-aanvraag geeft je werkgever ons je naam, je rol in het ontwikkelwerk en later het aantal uren dat je aan speur- en ontwikkelingswerk (S&O) besteedde. We gebruiken die gegevens alleen voor de aanvraag, de mededeling van de gewerkte uren en het contact met de RVO daarover. Dat doen we op grond van het gerechtvaardigd belang van je werkgever en van ons om de WBSO aan te vragen.
Je burgerservicenummer (bsn) gebruiken we alleen om het namens je werkgever bij de RVO te melden. Dat doen we op grond van het gerechtvaardigd belang van je werkgever om de WBSO te krijgen. Met je bsn vraagt de RVO je loongegevens op bij UWV. Zo berekent zij het gemiddelde S&O-uurloon van je werkgever voor een WBSO-aanvraag twee jaar later. De RVO vraagt je bsn daarvoor op grond van de WBSO-regels, en de privacywet staat het gebruik van het bsn alleen toe voor zo’n wettelijk doel. Meestal melden we het samen met de mededeling van de uren, soms eerder als de RVO het voor een aanvraag nodig heeft. Je werkgever stuurt ons je bsn via een formulier in Google Workspace, zonder je naam. We gebruiken het voor niets anders en verwijderen het zodra de RVO de melding heeft verwerkt. Google wist het daarna uit al zijn systemen, uiterlijk binnen 180 dagen. In het portaal van de RVO kunnen wij het bsn daarna nog zien zolang je werkgever ons gemachtigd heeft, omdat wij het daar hebben ingevoerd. Tot de RVO haar eerste beschikking na de melding afgeeft, kunnen we een fout in de melding herstellen. Alleen daarvoor gebruiken we het. Je werkgever kan je bsn ook zelf melden; dan krijgen wij het niet. Voor het melden van je bsn werken we in opdracht van je werkgever. Je werkgever is daarvoor verantwoordelijk, dus met vragen over je bsn kun je ook bij hem terecht. Gaat er iets mis met je bsn, dan melden wij dat binnen 24 uur aan je werkgever. Je andere gegevens bewaren we net zo lang als het klantdossier van je werkgever.
Je werkt mee aan een klantverhaal. Dan gebruiken we je naam, functie, citaat en eventueel foto alleen met je toestemming. Je kunt die toestemming altijd intrekken; dan halen we het verhaal binnen twee weken offline.
Je klikt naar LinkedIn of Google. Op onze site staan alleen links naar onze pagina op LinkedIn en naar onze reviews op Google, geen meetcode van LinkedIn. Klik je erop, dan ben je op hun site en geldt hun privacybeleid.
4. Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen marketing. Wel werken we met een paar partijen die een deel van het werk voor ons doen. Met elke partij die in onze opdracht werkt, hebben we een verwerkersovereenkomst die haar verplicht je gegevens te beschermen en alleen voor ons te gebruiken. Bij ons werk gebruiken we software, waaronder AI-tools. Daarin delen we alleen wat nodig is.
| Wie | Waarvoor | Rol |
|---|---|---|
| Hostnet, op WP Cloud (Automattic) | Hosting van de website | Werkt in onze opdracht |
| Cookiebot (Usercentrics) | De cookiemelding en het bewijs van je cookiekeuze | Werkt in onze opdracht |
| Mail, agenda, documenten en formulieren (Google Workspace), ook het formulier voor burgerservicenummers; Tag Manager en Analytics | Werkt in onze opdracht | |
| Meting van advertentieklikken en advertenties op basis van je bezoek (Google Ads), alleen met je toestemming | Zelf verantwoordelijk | |
| Cal.com | De agenda voor het kwartiertje kennismaken | Werkt in onze opdracht |
| Een dienst voor elektronisch ondertekenen | Ondertekenen van de overeenkomst | Werkt in onze opdracht |
| Ons boekhoudprogramma | Facturen en administratie | Werkt in onze opdracht |
| Software, waaronder AI-tools | Ondersteuning bij ons werk; we delen daarin alleen wat nodig is | Werkt in onze opdracht |
| Digidentity | De ketenmachtiging via eHerkenning | Zelf verantwoordelijk |
| De RVO | Je WBSO-aanvraag en alles wat daarna komt | Zelf verantwoordelijk |
Daarnaast geven we gegevens alleen door:
- als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst;
- als dat nodig is om ons te laten adviseren of verzekeren, bijvoorbeeld aan onze accountant, advocaat of verzekeraar. Zij moeten de gegevens geheimhouden;
- aan iemand die we voor een opdracht inschakelen en die tot geheimhouding verplicht is, als dat gebeurt;
- als we onze WBSO-praktijk overdragen aan een bedrijf waarin Lucas of Wesley de zeggenschap heeft. Dat laten we je vooraf weten.
5. Gegevens buiten Europa
Sommige dienstverleners, zoals Google, Cal.com en onze AI-tools, verwerken gegevens ook in de Verenigde Staten. Dat doen we alleen met een waarborg uit de privacywet: het EU-VS Data Privacy Framework, waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het je gegevens voldoende beschermt, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke waarborg voor welke dienst geldt, of een kopie ervan, mail dan naar info@desubsidieclub.nl.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Antwoorden in de WBSO-check | Tot je het tabblad sluit |
| Bezoeken op de site (bezoeknummer, pagina's, klikken) | 90 dagen |
| Je cookiekeuze (bewijs van toestemming) | 12 maanden |
| Statistieken in Google Analytics | 14 maanden |
| Je plek op de bezoekerslijst voor advertenties | 90 dagen na je laatste bezoek |
| Kwartiertje kennismaken gepland, geen klant geworden | 6 maanden na het gesprek |
| Mail en aantekeningen van telefoontjes | 2 jaar na het laatste contact |
| Klantdossier | 7 jaar na het laatste aanvraagjaar |
| Facturen en administratie | 7 jaar na het jaar van de factuur |
| Burgerservicenummers van S&O-medewerkers | Tot de RVO de melding heeft verwerkt; bij Google uiterlijk 180 dagen daarna |
| Bsn van een zelfstandige, op de S&O-verklaring | Zo lang als het klantdossier |
| Klantverhaal | Tot je je toestemming intrekt |
| Logbestanden van de server | 30 dagen |
7. Cookies
Cookies zijn kleine bestanden die een website in je browser zet. Wij gebruiken er twee soorten. Cookies die nodig zijn om de site te laten werken, zoals het onthouden van je cookiekeuze, plaatsen we altijd. Cookies voor statistieken en advertenties plaatsen we alleen als je daar ja op zegt. Ook gebruiken we de opslag van je browser voor een paar dingen die verdwijnen als je het tabblad sluit. Het gaat om je antwoorden in de WBSO-check, de herkomst van je bezoek en het nummer van je bezoek. Je kunt je keuze altijd veranderen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Welke cookies het precies zijn, staat in het overzicht hieronder.
| Naam | Van | Waarvoor | Hoe lang | Toestemming nodig |
|---|---|---|---|---|
| CookieConsent | Cookiebot | Onthoudt je cookiekeuze | 12 maanden | Nee |
| Antwoorden WBSO-check (opslag in je browser, geen cookie) | De Subsidie Club | Bewaart je antwoorden als je de pagina ververst | Tot je het tabblad sluit | Nee |
| Herkomst (opslag in je browser, geen cookie) | De Subsidie Club | Onthoudt of je via een advertentie kwam, niet de klikcode zelf | Tot je het tabblad sluit | Nee |
| Bezoeknummer (opslag in je browser, geen cookie) | De Subsidie Club | Houdt bij welke stappen bij hetzelfde bezoek horen, zodat we zien hoe bezoekers de site gebruiken | Tot je het tabblad sluit | Nee |
| _ga | Google Analytics | Herkent je browser bij een volgend bezoek | 2 jaar | Ja |
| _ga_<code> | Google Analytics | Houdt je bezoek bij | 2 jaar | Ja |
| _gcl_au | Google Ads | Koppelt een afspraak aan een advertentieklik | 90 dagen | Ja |
| _gcl_aw | Google Ads | Bewaart de klikcode van een advertentie | 90 dagen | Ja |
| IDE | Google Ads | Herkent je browser, zodat we je advertenties kunnen tonen op basis van je bezoek | 13 maanden | Ja |
| test_cookie | Google Ads | Kijkt of je browser cookies toestaat | 15 minuten | Ja |
| __cf_bm | Cloudflare (voor Cal.com) | Beveiliging van Cal.com: herkent bots | 30 minuten | Nee |
8. Hoe we je gegevens beveiligen
De website werkt alleen via een beveiligde verbinding (https). Alleen Lucas en Wesley, en mensen die we voor een opdracht inschakelen en die tot geheimhouding verplicht zijn, kunnen bij je gegevens. Onze accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie. Het bsn van een medewerker vragen we via een formulier in Google Workspace, zonder naam. Krijgen we het toch per gewone mail, dan voeren we het in bij de RVO en verwijderen we de mail. Krijgen we een stuk met een bsn per mail, zoals de S&O-verklaring van een zelfstandige, dan zetten we het in je dossier en verwijderen we de mail. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het voor jou geen risico geeft. Is het risico voor jou groot, dan laten we het je ook zo snel mogelijk weten. Gaat het om je bsn, dan melden we het aan je werkgever, zoals hierboven staat.
9. Je rechten
Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben en daar een kopie van krijgen. Je mag ons vragen ze te verbeteren of te verwijderen, het gebruik te beperken, of ze in een gangbaar bestand aan jou of een ander te geven. Je kunt bezwaar maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang. Tegen mails met nieuws of tips van ons kun je altijd bezwaar maken; dan stoppen we daar meteen mee. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; wat we daarvoor al deden, blijft wel geldig.
Mail je verzoek naar info@desubsidieclub.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord, en meestal veel sneller. We vragen geen kopie van je identiteitsbewijs. Twijfelen we of het verzoek echt van jou komt, dan stellen we een controlevraag.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, zodat we het kunnen oplossen. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Veranderen we iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de datum bovenaan op de dag van de wijziging. Gaat het om een wijziging die onze klanten raakt, dan mailen we die ook.
11. Contact
Vragen over deze verklaring stel je aan Wesley Zwarthoed via info@desubsidieclub.nl of +31 85 115 0051.